Lohndaten gehen ab 2027 über die Grenze: Was Arbeitgeber jetzt dokumentieren müssen
Der automatische Lohndatenaustausch mit Frankreich und Italien startet 2027. Entscheidend sind korrekte Wohnsitz-, Lohn- und Homeoffice-Daten – getrennt nach beiden Abkommen.
Kantonale Steuerbehörden und ESTV schaffen einen neuen Meldeweg für Grenzgängerdaten. Arbeitgeber und Beschäftigte müssen bereits 2026 entstandene Angaben belastbar führen, dürfen die französischen und italienischen Regeln aber nicht vermischen.
Ab dem 1. Januar 2027 erhält der automatische Lohndatenaustausch mit Frankreich und Italien eine neue gesetzliche Grundlage. Für Grenzgängerinnen, Grenzgänger und ihre Arbeitgeber ist das mehr als ein technischer Datentransfer zwischen Behörden. Homeoffice-Tage, Bruttolohn und persönliche Angaben müssen so dokumentiert sein, dass die zuständigen Steuerbehörden die Besteuerungsregeln prüfen können. Besonders wichtig: Die Abkommen mit Frankreich und Italien sind nicht identisch. Wer beide Länder mit einer einzigen Checkliste abhandelt, riskiert falsche Meldungen.
Was die neue Schweizer Rechtsgrundlage regelt
Das Bundesgesetz über den internationalen automatischen Austausch von Lohndaten ermöglicht einen regelmässigen gegenseitigen Datentransfer. Kantonale Steuerbehörden liefern die relevanten Informationen an die Eidgenössische Steuerverwaltung, die sie an den jeweiligen Partnerstaat übermittelt. Umgekehrt erhält die Schweiz Daten aus Frankreich oder Italien und leitet sie an die zuständigen kantonalen Stellen weiter.
Das Parlament verabschiedete das Gesetz am 19. Dezember 2025. Die Referendumsfrist verstrich ungenutzt. Der Bundesrat setzte die Grundlage am 19. August 2026 auf Anfang 2027 in Kraft. Damit werden bestehende internationale Vereinbarungen technisch und rechtlich im Schweizer Vollzug verankert. Der Datenaustausch ersetzt nicht die Steuererklärung und entscheidet nicht automatisch jeden Einzelfall; er liefert Behörden jedoch eine zusätzliche Kontroll- und Zuordnungsgrundlage.
| Punkt | Frankreich | Italien |
|---|---|---|
| Materieller Bezug | Telearbeitsregel seit 2026 anwendbar | Grenzgängerregeln materiell seit 2024 |
| Homeoffice | Bis zu 40 Prozent im vereinbarten Rahmen, ohne Wechsel des primären Besteuerungsstaats | Nach den eigenen bilateralen Grenzgängerregeln beurteilen |
| Datenlogik | Unter anderem Identität, Kalenderjahr, Telearbeitstage und Bruttovergütung | Eigener, vertraglich definierter Datensatz; nicht mit Frankreich gleichsetzen |
| Schweizer Ablauf | Kantonale Behörde – ESTV – ausländischer Partner und zurück | |
Frankreich: Die 40-Prozent-Regel braucht belastbare Tagesdaten
Das Zusatzabkommen mit Frankreich erlaubt grenzüberschreitende Telearbeit bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit, ohne dass dadurch der primäre Staat für die Besteuerung des Erwerbseinkommens wechselt. Diese Schwelle ist keine pauschale Erlaubnis, Arbeitstage nur grob zu schätzen. Arbeitgeber und Beschäftigte müssen nachvollziehbar festhalten, an welchen Tagen beziehungsweise zu welchem Anteil im Wohnstaat gearbeitet wurde.
Für den Austausch mit Frankreich nennt die Botschaft unter anderem Identifikationsangaben, das betroffene Kalenderjahr, Anzahl oder Anteil der Telearbeitstage und die Bruttovergütung. Sozialversicherungsbeiträge und der Gesamtbetrag der Schweizer Quellensteuer gehören nach der beschriebenen französischen Regelung nicht zum gleichen Datensatz. Gerade deshalb darf eine interne Vorlage für Italien nicht ungeprüft übernommen werden.
Für in Frankreich wohnhafte Beschäftigte ist zudem eine Arbeitgeberbescheinigung vorgesehen, die zu Beginn des Folgejahres für die vorangegangene Steuerperiode eingereicht wird. Die erste praktische Runde betrifft damit Anfang 2027 die Daten des Steuerjahres 2026. Unternehmen müssen ihre Zeiterfassung also rückwirkend auswerten können. Wer erst im Januar mit der Dokumentation beginnt, hat für 2026 bereits eine Lücke.
Italien: Gleicher Austauschkanal, andere Regeln
Für Italien werden Vereinbarungen umgesetzt, deren materielle Regeln seit Januar 2024 gelten. Auch hier sollen Lohndaten zwischen den Staaten fliessen. Die Gruppe der betroffenen Personen, die steuerliche Aufteilung und der Umfang der Angaben ergeben sich jedoch aus dem schweizerisch-italienischen Grenzgängerabkommen. Eine französische Homeoffice-Schwelle oder ein französisches Meldeformular ist deshalb keine verlässliche Vorlage.
Für Arbeitgeber im Tessin oder in anderen betroffenen Regionen ist eine länderspezifische Zuordnung zentral. Personalstammdaten sollten festhalten, auf welcher Rechtsgrundlage eine Person als Grenzgänger gilt, wo sie wohnt, wo der vertragliche Arbeitsort liegt und welche Tage ausserhalb dieses Orts gearbeitet wurden. Änderungen des Wohnsitzes oder Arbeitspensums müssen zeitnah erfasst werden, weil sie die steuerliche Einordnung verändern können.
Welche Unterlagen Arbeitgeber jetzt prüfen sollten
- Vollständige und aktuelle Identitäts- sowie Wohnsitzdaten der betroffenen Beschäftigten
- Arbeitsvertrag, vertraglicher Arbeitsort und dokumentierte Homeoffice-Vereinbarung
- Tagesgenaue oder prozentual belastbare Arbeitsortaufzeichnung
- Bruttolohn und relevante Lohnperioden im richtigen Kalenderjahr
- Länderspezifische Bescheinigungen, Zuständigkeiten und interne Freigaben
- Prozess für Korrekturen, wenn Mitarbeitende eine falsche Zuordnung melden
Die Aufzeichnung sollte nicht mehr Gesundheits-, Leistungs- oder Bewegungsdaten sammeln als für Steuer- und Arbeitszwecke erforderlich. Eine GPS-Dauerüberwachung wäre für die reine Dokumentation von Homeoffice-Tagen regelmässig unverhältnismässig. Häufig genügt eine verlässliche Arbeitsortangabe im Zeiterfassungs- oder HR-System, kombiniert mit klaren Regeln und Stichproben.
Was Grenzgängerinnen und Grenzgänger selbst kontrollieren sollten
Beschäftigte sollten eigene Aufzeichnungen mit Lohnabrechnungen, Arbeitgeberbescheinigungen und der Steuererklärung abgleichen. Besonders fehleranfällig sind Dienstreisen, Teilzeittage, Arbeitgeberwechsel, Umzüge und Arbeit in einem dritten Staat. Auch Ferien und Krankheitstage sind keine Homeoffice-Tage. Wer mehrere Tätigkeiten ausübt, sollte sie getrennt dokumentieren.
- Wohnsitz- und Arbeitsortdaten beim Arbeitgeber prüfen.
- Homeoffice-Tage regelmässig mit der betrieblichen Erfassung abgleichen.
- Abweichungen nicht bis zur Steuerveranlagung aufschieben.
- Bei komplexen Fällen früh die zuständige Steuerbehörde oder eine Fachperson kontaktieren.
Der automatische Austausch bedeutet nicht, dass beide Staaten dieselbe Steuer doppelt erheben dürfen. Doppelbesteuerungsabkommen und Grenzgängerregeln sollen die Zuordnung festlegen. Widersprüchliche oder unvollständige Daten können aber Rückfragen und Korrekturverfahren auslösen. Eine saubere Dokumentation ist daher vor allem ein Schutz gegen langwierige Abklärungen.
Datenschutz und Transparenz gehören zum Projekt
Beim Austausch werden Personendaten über Staatsgrenzen hinweg bearbeitet. Arbeitgeber müssen Mitarbeitende transparent darüber informieren, welche Angaben sie zu welchem Zweck erfassen, wie lange sie diese aufbewahren und an welche Stellen sie gelangen können. Zugriffe im Unternehmen sollten auf jene Personen beschränkt sein, die Lohn-, Steuer- oder Compliance-Aufgaben erfüllen.
Die Behörden wiederum müssen Daten sicher übertragen, richtig zuordnen und Korrekturen ermöglichen. Ein automatisierter Treffer ist noch kein Beweis für Steuerhinterziehung; Abweichungen können aus unterschiedlichen Perioden, falschen Stammdaten oder nachträglichen Lohnkorrekturen entstehen. Gute Prozesse enthalten deshalb einen nachvollziehbaren Weg, Fehler zu berichtigen.
Steuern und Sozialversicherung nicht vermischen
Die 40-Prozent-Regel im französischen Steuerabkommen beantwortet eine steuerliche Frage. Sie legt nicht automatisch fest, welchem Sozialversicherungssystem eine Person untersteht. Für grenzüberschreitende Telearbeit bestehen eigene sozialversicherungsrechtliche Regeln und Bescheinigungen. Auch arbeitsrechtliche Pflichten, Betriebsstättenrisiken oder Bewilligungen können separat zu prüfen sein.
Ein HR-System sollte deshalb nicht nur ein Feld «Grenzgänger: ja/nein» führen. Sinnvoll sind getrennte Prüfpfade für Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Eine steuerlich zulässige Zahl von Homeoffice-Tagen kann in einem anderen Rechtsbereich weitere Schritte auslösen. Bei wechselnden Arbeitsorten in mehreren Staaten steigt die Komplexität zusätzlich. Unternehmen sollten solche Fälle nicht mit einer Standardbescheinigung erledigen, sondern fachlich prüfen und den Entscheid dokumentieren.
2027 beginnt technisch – die Vorbereitung läuft bereits
Der erste Austausch ab 2027 baut auf Arbeits- und Lohndaten auf, die teilweise schon 2026 entstehen. Arbeitgeber sollten ihre Prozesse daher vor Jahresende testen und Frankreich sowie Italien getrennt behandeln. Grenzgängerinnen und Grenzgänger sollten nicht darauf warten, bis eine Behörde Unstimmigkeiten entdeckt. Der praktische Kern der Reform ist einfach: richtiger Wohnsitz, richtiger Arbeitsort, richtige Periode und eine nachvollziehbare Zahl von Telearbeitstagen. Je sauberer diese vier Punkte sind, desto eher bleibt der automatische Datenaustausch ein Verwaltungsvorgang statt eines persönlichen Steuerproblems.
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Quellen
- Der Bundesrat: Automatischer Lohndatenaustausch tritt 2027 in Kraft
- Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV: Bescheinigung des Arbeitgebers für in Frankreich ansässige Arbeitnehmer
- Eidgenössisches Finanzdepartement EFD: Zusatzabkommen Schweiz–Frankreich zur Telearbeit
- Der Bundesrat: Botschaft zum internationalen automatischen Austausch von Lohndaten
